1.- Definición del
Presupuesto:
Es la estimación programada, de manera sistemática, de
las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un
organismo en un período determinado.
Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se
propone alcanzar la administración de una Empresa en un período, con la
adopción de las estrategias necesarias para lograrlas.
Método sistemático y formalizado para lograr las
responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En
particular comprende el desarrollo y la aplicación de:
Objetivos Empresariales: generales a largo plazo,
especificación de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de
utilidades a Largo Plazo.
Un Plan de utilidades a Corto Plazo detallados por
responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos). Un
sistema de informe periódicos de resultados detallados por
responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento.
2.-Importancia del
Presupuesto:
El Presupuesto surge como herramienta moderna de
planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores
económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los
diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la
empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio económico en el
que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si
pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor
sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
3.- Clasificación de los
Presupuestos:
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios
puntos de vista:
Clasificación del Presupuesto
Por lo general se elaboran para un solo nivel de
actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos
por las variaciones que sucedan.
De este modo se efectúa un control anticipado, sin
considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o
jurídico de la región donde actúa la empresa.
Se elaboran para diferentes niveles de actividad y
pueden adaptarse a la circunstancias que surgen en cualquier momento.
Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al tamaño de operaciones
manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de
presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.
Los presupuestos a corto plazo se planifican para
cumplir el ciclo de operaciones de un año.
En este campo se ubican los planes de desarrollo del
estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada plan
suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de
empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión
de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento
del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha
ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
Incluyen la presupuestación de todas las actividades
para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se
resume en un estado de pérdidas y ganancias.
Proyectados. Entre estos podrían incluirse:
Ventas
Producción
Compras
Uso de Materiales
Mano de Obra
Gastos Operacionales
Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden
fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja
o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones
capitalizables.
Se formula con las estimaciones previstas de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se
denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas
transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios o con la
salida de fondos líquidos ocasionadas por la congelación de deudas,
amortización de créditos o proveedores o pago de nómina impuestos o
dividendos.
Controla las diferentes inversiones en activos fijos.
Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de
terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de
maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión
posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad
en el tiempo.
Los presupuestos del sector público cuantifican los
recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de
la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.
Los utilizan las empresas particulares como base de
planificación de la actividad empresarial.
4.- Técnicas y Principios en
la Creación del Presupuesto:
En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad
sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de
quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, tales
aspectos son los medios mecánicos empleados que se relacionan con el
diseño de formar y/o cédulas presupuestarias para la recolección de
información y los medios técnicos utilizados para el calculo matemático y
métodos de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de
elaboración que son el conjunto de procedimientos utilizados para
desarrollar su actividad. Que pueden provenir de la experiencia o de las
inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo.
De manera periódica se replantean la política si
después de revisarlas y evaluarlas se concluyen que no son adecuadas para
alcanzar los objetivos propuestos.
Ayuda a la planeación adecuada de los Costos de
Producción.
Se procura optimizar resultados mediante el manejo
adecuado de los recursos.
Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con
eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el Costo de los
mismos.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las
funciones y actividades de la empresa.
5.- Etapa de la Preparación del
Presupuesto:
En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias
anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para
calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en
el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el
mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no
controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del
planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al
tomar decisiones.
Con base en los planes aprobados para cada nivel
funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual
los mismo adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales,
precediéndose según las pautas siguientes:
En el campo de las ventas, su valor se subordinará
a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los
precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se
tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los
canales promocionales y la política crediticia.
En el frente productivo se programaron las
cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y
las políticas sobre inventarios.
Con base en los programas de producción y en las
políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas,
insumos o componentes, se calculan las compras en términos
cuantitativos y monetarios.
Con base en los requerimientos del personal
planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y
las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura
de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el
presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y
operativos.
Los proyectos de inversión especiales demandarán un
tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.
Es competencia de los encargados de la función
presupuestal recopilar la información de la operación normal y los
programas que ameritan inversiones adicionales.
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona
con la "puesta en marcha de los planes" y con el consecuente interés de
alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el
principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos
cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y
humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de
las metas propuestas.
Si el presupuesto es una especie de termómetro para
medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales,
puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa
en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa
con el presupuesto como patrón de medida.
Al culminar el período de presupuestación se prepara un
informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las
variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas
iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones
son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento
materializado en presupuestos.
6.- Presupuesto y la Gerencia:
La eficiencia y la productividad se materializan en
utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La
Gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de
ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera
grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las
utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las
responsabilidades siguientes:
Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que
interpreten las expectativas de los inversionistas.
Interrelacionar las funciones empresariales (compras,
producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un
objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las
responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento
y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su
implantación.
La función de los buenos presupuestos en la
Administración de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan
con los fundamentos de la Administración misma o sea, como parte de las
funciones administrativas: Planeación, Organización, Coordinación,
Dirección y Control.
La Planeación y el Control, como funciones de la
gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración
de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección
permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de
alcanzar los objetivos.
El Control Presupuestario es el medio de mantener el
plan de operaciones dentro de unos límites razonables, mediante él se
comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se determinan
variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para
la aplicación de acciones correctivas sin presupuesto la dirección de una
Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los
campos de la inversión que merecen financiarse.
La Ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los
resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos producción y/o
utilidades.
7.- Ventajas y Limitaciones
del Presupuesto:
Se determina si los recursos están disponibles para
ejecutar las actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores
beneficios a la Empresa.
Se aplican estos estándares en la determinación de
Presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de
fabricación).
Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el Presupuesto como herramienta de
dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se
lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus
ventajas son notorias.
Cada miembro de la Empresa pensará en la
consecución de metas específica mediante la ejecución responsable de
las diferentes actividades que le fueron asignadas.
La dirección de la firma realiza un estudio
temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de
analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
BIBLIOGRAFÍA
BURBANO R., Jorge E. y ORTIZ G., Alberto. Enfoque
Moderno de Planeación y Control de Recursos. Segunda Edición.
